DATEV „Unternehmen online” ist eine gemeinsame internetbasierte Plattform für den Beleg- und Datenaustausch zwischen Kanzlei und Unternehmen im Bereich der Finanz- und Lohnbuchführung. Zugleich bietet DATEV „Unternehmen online” revisionssichere Archivierung von digitalisierten Belegen (z.B. Ein- und Ausgangsrechnungen), elektronischen Rechnungen und sonstigen Daten. Dabei sichert ein geschützter DATEV-Zugang den Zugriff auf das Programm ab. Mit DATEV „Unternehmen online” tauschen Sie Daten und Belege elektronisch aus, optimieren vor- und nachbereitende Tätigkeiten (zum Beispiel Vorerfassung Kassenbelege), und wir können so die Buchführung einfach und zeitnah erstellen. Anschließend werden Ihnen die Auswertungen für die Bereiche FIBU, OPOS, Kostenrechnung und Lohn (sofern vorhanden) ebenfalls über DATEV „Unternehmen online” bereitgestellt. Damit haben Sie immer aktuelle Auswertungen; mit den aktuellen Buchführungsergebnissen unterstützen wir Sie bei der Steuerung Ihres Unternehmens, wie etwa beim Forderungsmanagement.

Für die Nutzung muss auf dem Gerät zudem das ebenfalls kostenlos erhältliche DATEV SmartLogin installiert sein. Beide Apps stehen im AppStore zum Download bereit.

Belege einfach abfotografieren und sofort auf sicherem Weg ins elektronische Belegarchiv transferieren – das macht nun die App DATEV Upload mobil möglich. Sie punktet insbesondere in Sachen Sicherheit: Die Belegbilder werden verschlüsselt übertragen und der Zugriff auf den Belegbestand ist mit der Sicherheitsfunktion DATEV SmartLogin geschützt.

Papier-Belege, die revisionssicher im DATEV-Rechenzentrum archiviert werden sollten, konnten bislang ausschließlich via Scanner oder Fax digitalisiert werden. Mit DATEV Upload mobil geht das jetzt auch mit dem Smartphone oder Tablett/iPad. Der Anwender kann damit den Beleg gleich dort, wo er entstanden ist, einfach erfassen. Das ist insbesondere bei Belegen über Kleinstbeträge praktisch, die bar bezahlt werden. Quittungen für das Parkhaus oder den Parkplatz, der Einkaufsbeleg für Putzmittel im Supermarkt, der Tankbeleg oder die Portoquittung stehen über den neuen Weg für die Bearbeitung im Unternehmen oder bei uns umgehend zur Verfügung. Das minimiert Liegezeiten und hilft so, die Bearbeitungsabläufe zu beschleunigen.

Wer einen Beleg per Smartphone oder Tablett/iPad in die Belegverwaltung von Unternehmen online übernehmen möchte, übergibt zunächst das Belegfoto direkt aus der Kamerafunktion des Geräts in die Upload-App. Alternativ lassen sich auch Bilder aus der Mediathek auswählen, sodass mehrere Belege zunächst abfotografiert und dann gesammelt hochgeladen werden können. Auch mit anderen Foto- oder Scan-Apps digitalisierte Dokumente können an Upload mobil übergeben werden. Um den oder die Belege ins Rechenzentrum zu übertragen, authentifiziert sich der Nutzer im nächsten Schritt mittels Eingabe seiner PIN mit DATEV SmartLogin – einer weiteren App, die für nötige Absicherung des Zugriffs auf seinen Belegbestand sorgt und vom Sicherheitsniveau mit einer physischen SmartCard vergleichbar ist.

Nach erfolgreicher Anmeldung kann der Anwender dem aktuellen Upload einen Belegtyp (z.B. Rechnungseingang, Kasse) zuordnen. Mit einem weiteren Klick lässt sich der Upload über eine gesicherte Verbindung anstoßen. Die Belege stehen dann umgehend in Unternehmen online für die weitere Verarbeitung in den einzelnen Anwendungen bereit, mit denen sich vom Angebot bis zur Zahlung der komplette kaufmännische Prozess im Unternehmen abwickeln lässt. Dabei werden die enthaltenen Informationen automatisch per OCR-Erkennung identifiziert und können unkompliziert in die jeweilige Anwendung übernommen werden. Auch wir haben Zugriff auf die in dieser gemeinsam nutzbaren Plattform gespeicherten Daten.